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如今已进入“无纸化办公”的时代，工作上需领导审批或知悉的事项，往往通过OA予以确认。“OA有个公文，需要您处理一下”、“流程走到您那关了，麻烦审批一下”诸如此类的通知消息，通过微信或电话“飞满”公司上下。于是，我们点开办公系统的待读文件，点“已阅”再提交，一气呵成。这样的工作处理速度确实“快”，但未必“准”。

一、“阅前”深思熟虑

无纸化办公系统给我们的工作带来了极大便利的同时，逐渐暴露了不足，我们容易被繁琐的事项羁绊，导致对办公系统内的文件重视不足，责任心不强，俨然让“已阅”成为了一种习惯。这就要求文件或工作指令的阅示者在签署“已阅”之前要认真阅读和判断文件内容或指令要求正误，对一些重要的文件要留存备查。文件的签发人员大部分也是文件发起人，要认真思考每一个通过OA发文的文件需要哪些专业、岗位的人阅知、办理，每一项工作的安排部署是否都有具体的责任人，完成时间和具体标准有哪些等等。

二、“阅时”明确部署

“已阅”应是文件流程闭环、签发的体现，不能让工作安排成为“纸上谈兵”。在批示文件时，要明确工作安排，包括责任部门、责任人、工作标准等的确定。在安排工作上，要立足工作实际，把上级精神与企业实际结合起来，有针对性、创造性地部署工作，努力在结合中出思路、出特色、出成效。要有责任心，干净利索，杜绝“差不多”的模糊字眼，签署同意时要认真检查文件的指令是否合规、产品结构参数是否匹配，文件应该成为指导办公或生产流程的明灯，不应该因为审批流程中的某个环节责任人的马虎，造成后续整个流程的误差。

三、“阅后”跟进落实

签署“已阅”后，要强化文件要求的贯彻落实，跟进工作过程的管理，做好实时跟踪，及时给予必要的指导，纠正跑偏，防止脱离目标轨迹。无论是电话、短信，还是文件通知，在接到一项工作任务时，要理解主旨意图，吃透文件精神，掌握正确的工作方法，制定完成目标的计划和措施，列入工作日程表，逐项分解、细化、量化目标，对照工作标准，一项一项落实闭环。不要只停留在“已阅”，让文件成为一纸空文。

“已阅”本无错，就怕错在漫不经心的“已阅”。在我们签署办公系统的文件时，一定要秉持认真严谨的态度，读懂、参透文件精神，才能保证文件要求落实“快、狠、准”，别让“已阅”成为一种习惯，“已阅”应是一份责任。，